Перейти на главную страницу
Поиск по сайту

Инструкция по делопроизводству юридического лица

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНИЗАЦИИ - VI Студенческий научный форум 15 февраля - 31 марта 2014 года Текст научной работы размещён без изображений и формул. Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами. Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному издательскому делу. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной инструкция по делопроизводству юридического лица управления документами. Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются: законодательные иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела; правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с учетом специфики разрабатывают инструкции по делопроизводству согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Однако на сегодняшний день не отменена, принятая в 1988 году Государственная система документационного обеспечения управления ГСДОУкоторая регламентирует вопросы делопроизводства. ГСДОУ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами инструкция по делопроизводству юридического лица органах государственного управления, на предприятиях объединенияхв учреждениях и общественных организациях. Общий порядок осуществления контроля регламентируется ФЗ от 26. Проверку организации делопроизводства вправе инструкция по делопроизводству юридического лица Федеральное архивное агентство его территориальный орган. Одной из задач проверки является осуществление контроля за соблюдением работодателем инструкция по делопроизводству юридического лица об архивном деле, нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования к организации делопроизводства. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность по документационному обеспечению управления будет организована на современном инструкция по делопроизводству юридического лица, что выражается в нормативной регламентации технологических процессов работы с документами. Кто должен разрабатывать инструкцию? Подготовку Инструкции осуществляет служба документационного обеспечения при участии архива, юридической службы. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. Пример оформления приказа о введении инструкции по делопроизводству приведен в Приложении 2. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. После утверждения она рассылается во все структурные подразделения для использования в работе. Инструкции по делопроизводству должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, инструкция по делопроизводству юридического лица правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ — контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе. Требования к составлению инструкции по делопроизводству При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации за образец может быть взята Примерная инструкция по ДОУ, приведенная в Методических рекомендациях ВНИИДАД: «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» и разделы ГОСТ Р ИСО 15489-1 — 2007 «Управление документами. Также могут быть использованы «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Хотя они является обязательными только для государственных органов и органов местного самоуправления, тем не менее, структура и отдельные общие положения могут быть использованы при подготовке инструкции по делопроизводству в организациях любой формы собственности. Структура инструкции по делопроизводству Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения. В разделе « Общие положения» устанавливают: сферу распространения инструкции например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др. Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела « Правила составления и оформления документов», где определяются: виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности; общие правила подготовки и оформления документов; правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания; Раздел « Организация документооборота исполнения документов» включает несколько подразделов. В разделе « Регистрация документов» устанавливается: порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; сроки, формы и методы регистрации; правила индексации документов. В разделе инструкции по делопроизводству « Контроль за исполнением документов» устанавливаются: категории документов, подлежащих обязательному контролю; порядок их постановки на контроль; технология контроля формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др. Раздел « Оперативное хранение документов» содержит: правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации фирмы ; устанавливает ответственность инструкция по делопроизводству юридического лица должностных лиц за сохранность документов; правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок разработки использования номенклатуры дел; порядок систематизации индексации дел. В раздел « Подготовка документов к сдаче в архив» включают: порядок проведения экспертизы отбора документов для хранения и уничтожения ; правила подготовки дел к хранению; требования к описанию и оформлению дел; порядок передачи дел в архив. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения ДСПпо техническому обеспечению подготовки документов печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т. К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления инструкция по делопроизводству юридического лица видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. В связи с этим нами была разработана модель формуляра-образца Инструкции по делопроизводству с необходимым набором реквизитов см. В разработанный нами формуляр-образец включен полный набор необходимых инструкция по делопроизводству юридического лица, чем то представлено в научных источниках. Правильность оформления инструкции по делопроизводству является одним из условий, обеспечивающих грамотную работу с документами любого предприятия. Многие организации для оформления локальных нормативных актов вырабатывают свой индивидуальный корпоративный стиль оформления. Проанализируем инструкцию по делопроизводству открытого акционерного общества «Магнитогорский металлургический комбинат» далее ОАО «ММК» с точки зрения ее соответствия основным требованиям и выявим, какие достоинства и недостатки имеются в ее оформлении. ОАО «ММК» не относится к органам власти и поэтому разрабатывает свою инструкция по делопроизводству юридического лица базу самостоятельно, в том числе инструкцию по делопроизводству. Анализ будем производить на основе формуляра-образца, разработанного нами на материале нормативно-методического инструкция по делопроизводству юридического лица федеральных органов исполнительной власти и практики предприятий данной организационно-правовой формы. По видам деятельности назначению и месту в системе управленческой документациианализируемая инструкция относится к управленческой документации, в частности, к организационно-правовой документации, т. Инструкция по делопроизводству проходит в обязательном порядке процедуру утверждения руководителем данной организации или ее коллегиальным органом например, собранием акционеров или Советом директоров. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом постановлением, решением, приказом или распоряжением. Инструкция по делопроизводству не имеет кода формы документа в ОКУД, следовательно, не входит в унифицированные системы документации. Анализируемый документ не имеет строгой унификации. Данный реквизит необходимо включить в формуляр Инструкции по делопроизводству, так как с документом должны быть ознакомлены все сотрудники, работающие с документами. Инструкция по делопроизводству относится к документам сложной структуры, оформление которых отличается от других организационно-распорядительных документов, поэтому наличие титульного листа оправдано. Инструкция имеет все необходимые реквизиты для идентификации документа, однако не достает реквизитов идентифицирующих автора документа. Документ оформлен с продольным расположением реквизитов. Формат и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, межстрочные интервалы, интервалы между реквизитами, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям. Инструкция по делопроизводству оформлена на бланке документов стандартного формата А4 210 х 297 ммчто является верным. Поля анализируемого документа также оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6. На титульном листе должны присутствовать реквизиты общего бланка документа, наименование ЛНА, гриф утверждения, год издания. В анализируемой инструкции на титульном листе отсутствуют реквизиты эмблема организации, наименование организации, гриф утверждения, место составления или издания документа. С количественной точки зрения документ имеет большинство необходимых реквизитов. Отсутствие места составления, визы ознакомления инструкция по делопроизводству юридического лица юридическую и управленческую функции документа. Наличие инструкция по делопроизводству юридического лица отметки об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатора электронной копии документа не обязательно, т. Соответствие или несоответствие оформление реквизитов требованиям формуляра-образца Реквизит 10 - Наименование вида документа — верно оформлен полужирным инструкция по делопроизводству юридического лица, прописными буквами, без интервала между буквами, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6. Наименование ЛНА включает название вида документа Инструкциязаголовок, раскрывающий содержание документа, составляющий одно целое с наименованием документа. Наименованием выполняет поисковую функцию документа. Реквизит 11 — Дата документа — инструкция по делопроизводству юридического лица анализируемой инструкции оформлена после заголовка в аббревиатуре цифровым способом: число месяца — одной цифрой вместо двух, как прописано в ГОСТе, месяц — двумя цифрами, год- четырьмя арабскими цифрами. Реквизит оформлен не в соответствии с требованиями ГОСТа к его расположению на бланке. Датой инструкции по делопроизводству является дата утверждения документа. Оформление даты в анализируемом документе затрудняет понимание даты вступления документа в юридическую силу. Прописанная дата является датой разработки или это дата утверждения. Исходя из того, что дата прописана вместе с аббревиатурой И АО, которая скорее всего обозначает «инструкция административного отдела», то дата должна соответствовать дню вступления инструкции в административную силу. В целом оформление даты на титульном листе допустимо в соответствии с принятым инструкция по делопроизводству юридического лица в организации. Реквизит 18 — заголовок к тексту —грамматически верно сочетается с наименованием вида документа Инструкция. Начинается с предлога «по», т. Заголовок оформлен верно с прописной буквы, полужирным шрифтом без кавычек и точки в конце. Выполняет поисковую функцию инструкция по делопроизводству юридического лица в документах при регистрации идентифицирует документ. Реквизит 20 — текст документа — оформлен на государственном языке РФ. Текст анализируемой инструкции оформлен в виде связного текста, разделен на пункты, подпункты. Текст полностью отвечает требованиям нейтрального тона изложения. В состав реквизита 22«Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ полное, если документ оформлен не на инструкция по делопроизводству юридического лица документа ; расшифровка подписи инициалы, фамилия. Отсутствует личная подпись, что свидетельствует о том, что перед нами проект документа. Реквизит 23 - г риф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ расшифровки подписи инициалов, фамилии. Отсутствие собственноручной подписи и даты согласования свидетельствует, что документа является проектом. Реквизит 12 — регистрационный номер —включает обязательный элемент - порядковый номер — 12, который должен соответствовать записи в журнале регистрации организационно-правовых издаваемых документов. Реквизит оформлен в правом поле чуть ниже середины листа. Данный реквизит содержит слово «Редакция», которое имеет дополнительное расширительное значение. Отступление от требований к месторасположению регистрационного номера не влияет существенно на выполняемые анализируемым реквизитом функции, обеспечивает документу поисковую и юридическую силу. В практике делопроизводства выработалось такое правило: если документ утверждается приказом, то его датой и номером являются дата и номер приказ в соответствии с Положением от12. Если же ЛНА утверждается непосредственно руководителем, т. Именно поэтому организации, оперирующие большим объемом ЛНА, при формировании их в единый информационный массив приходят к необходимости вводить единую систему учета этих документов, при которой любому ЛНА, независимо от того, каким образом он был утвержден, присваивается индивидуальный регистрационный номер. В состав регистрационного номера, как правило, входит порядковый учетный номер документа, к которому могут добавляться дополнительные буквенные или цифровые обозначения в зависимости от принятой в организации классификации ЛНА. Инструкция по делопроизводству юридического лица РАЗРАБОТЧИК не инструкция по делопроизводству юридического лица требованиями стандарта, однако информация о разработчике локального нормативного акта помогает быстро установить ответственного за разработку инструкции. По мнению Янковой В анализируемом документе спутаны гриф согласования и виза согласования, которые оформлены ниже подписи. Такое оформление ослабляет управленческую функцию документа. Инструкция по делопроизводству юридического лица реквизит 30 - Идентификатор электронной документа. Это может затруднить поиск документа в электронном каталоге документов организации. В анализируемую инструкцию мы включили реквизит виза ознакомления. В инструкция по делопроизводству юридического лица может быть заведен журнал ознакомления с Инструкцией, либо оформляется лист ознакомления. По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер «устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др. Тексту инструкция по делопроизводству юридического лица обеспечен нейтральный тон изложения. Текст излагается инструкция по делопроизводству юридического лица третьего лица единственного или множественного числа, либо в безличной форме. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы делопроизводителю структурного подразделения». Или «Делопроизводители структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота». Требования точности, лаконичности, ясности, информативности, управленческой целесообразности соблюдены. Анализируемая инструкция по делопроизводству является проектом документа, так как отсутствуют собственноручные подписи разработчика, и. Анализ конкретной инструкции по делопроизводству демонстрирует важную роль формуляра-образца при составлении и оформлении инструкции по делопроизводству на предприятии. Разработанный нами формуляр-образец может быть использован для разработки инструкции по делопроизводству любой организационно-правовой формы, что актуально для предприятий, которые не входят в органы исполнительной власти. Приложение 1 Эмблема организации Полное наименование организации Краткое наименование организации УТВЕРЖДЕНА приказом руководителя организации Краткое наименование организации От 00. Подготовка и оформление документов; 4. Организация документооборота исполнения документов; 5. Контроль исполнения документов; 6. Формирование дел и хранение документов; 7. Начальник службы ДОУ подпись Фамилия Руководитель архива подпись Главный бухгалтер подпись Фамилия Менеджер по персоналу подпись Утвердить «Инструкцию делопроизводству в «наименование организации». Фамилия Приложение 3 Открытое акционерное общество «Магнитогорский металлургический комбинат» ОАО «ММК» УТВЕРЖДЕНА Приказом генерального директора ОАО ММК от 00. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Федеральный закон от 27. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. Методические рекомендации по разработке инструкция по делопроизводству юридического лица по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены приказомРосархиваот 23 декабря 2009 г. Государственная система документации по документационному обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления. Основные правила работы архивов организаций.


Другие статьи на тему:



 
Copyright © 2006-2016
tsl-lift.ru